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Bonnes pratiques à privilégier

Quand on souhaite transmettre un document informatique à quelqu’un, il y a quelques points à prendre en compte. L’objectif principal étant que la personne qui reçoit le document puisse l’ouvrir sur son ordinateur et que le rendu du document soit identique chez la personne qui envoie et celle qui reçoit. Un autre aspect important, d’ordre écologique, est le poids du fichier transmis: en effet, selon le format choisi, un même fichier pourra être beaucoup plus lourd et demandera ainsi plus d’énergie pour être stocké et sauvegardé.

Nous avons voulu lister ici quelques bonnes pratiques en la matière.

Envoi de fichiers Word

Compression des images

Lorsqu’un fichier Word comporte des images, il arrive fréquemment que celles-ci soient trop grandes et qu’il faille les redimensionner dans Word. Il faut toutefois savoir que quand tu diminues la taille d’une image dans Word, l’image de base dans sa taille originale est conservée, au cas où tu souhaiterais y apporter des modifications par la suite. Lorsque tu as terminé la mise en page d’un document, une bonne pratique consiste à compresser les images présentes dans le fichier, selon l’usage que tu souhaites en faire.

Pour compresser les images, il s’agit de:

  1. Sélectionner une image du document
  2. Cliquer sur l’onglet « Format » dans la barre du haut
  3. Cliquer sur l’icône « Compresser les images »
Icône « Compresser les images »

Tu peux ensuite choisir le type de compression que tu souhaites utiliser:

  • Si ton fichier est destiné à être imprimé, choisis « Impression (220 ppp) »
  • Si ton fichier est destiné à être placé sur Internet ou montré sur un beamer, choisis « Web (150 ppp) »
  • Si ton document doit être envoyé par e-mail et que la qualité des images n’est pas primordiale, choisis « Message électronique (96 ppp) »
Compression des images d’un fichier Word

Eviter qu’un document ne puisse être modifié

Dans certains cas, notamment pour des documents officiels, on ne souhaite pas que quelqu’un qui reçoit un fichier puisse en modifier le contenu puis le transmettre plus loin avec des informations différentes de la version originale.

Dans ce cas de figure, il est recommandé de ne pas envoyer le document Word tel quel (avec l’extension .doc ou .docx), mais de le transformer en un document non éditable avant de l’envoyer. Il est recommandé de passer par le format PDF pour cela. Dans Word, va dans le menu « Fichier » –> « Enregistrer sous », choisis ensuite où tu souhaites enregistrer ton fichier, puis sélectionne le type de fichier « PDF (*.pdf) ». Tu peux ensuite transmettre ton fichier sans crainte qu’il ne soit modifié.

Sauvegarder un fichier au format PDF

Faire en sorte que des polices de caractère s’affichent de manière identique chez le destinataire d’un fichier

Tu as réalisé une superbe carte d’invitation pour une petite fête que tu organises chez toi et tu souhaites l’envoyer à un-e ami-e pour qu’il l’imprime, car ton imprimante est en panne. Problème: quand ton ami-e ouvre ton invitation sur son ordinateur, les polices de caractère ne s’affichent pas du tout la même chose que chez toi. Cela est probablement dû au fait que tu as installé sur ton ordinateur des polices spéciales, qui ne sont pas présentes sur la majorité des autres ordinateurs. Qu’à cela ne tienne, nous avons 2 solutions à te proposer:

  1. Sauvegarder ton invitation au format PDF (voir point ci-dessus), puis le transmettre à ton ami-e. Le rendu sera identique à ce que tu as sur ton ordinateur.
  2. Sauvegarder ton invitation au format Word (.docx) en incorporant les polices spéciales.
    1. Dans le menu « Fichier », choisis « Options »
    2. Choisis l’onglet « Enregistrement » sur la gauche, puis coche les cases « Incorporer les polices dans le fichier » et « Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document ».
  3. Sauve ton document.
Incorporer des polices spéciales dans un fichier

Fichiers audio

En informatique, il existe plusieurs types de fichiers audio:

  • MP3 (extension .mp3): neutre
  • OGG (extension .ogg): neutre
  • Windows Media Audio (extension .wma): promu par Microsoft
  • AAC (extension .aac): promu par Apple notamment sur les iPod et iPhone
  • WAV (extension .wav): neutre
  • FLAC (extension .flac): neutre, format sans perte de qualité audio

En fonction du type de fichier choisi, la musique sera plus au moins compressée et la qualité peut varier selon les paramètres de compression définis.

Si tu veux être sûr-e que ton fichier audio pourra être ouvert par tout le monde et que son poids ne soit pas trop important, il est recommandé d’utiliser le format MP3.

Il existe sur Internet de nombreux convertisseurs audio gratuits que tu peux utiliser pour passer d’un format à un autre. Parmi eux, nous te recommandons les sites suivants:

  • https://online-audio-converter.com/fr
  • https://audio.online-convert.com/fr/convertir-en-mp3

Le logiciel Audacity, gratuit et installé sur tous les postes RPN, peut également être utilisé pour effectuer la conversion.

Accès au logiciel Audacity depuis un poste RPN

Fichiers vidéo

Tout comme pour les fichiers audio, il existe plusieurs formats pour la vidéo:

  • MOV (.mov)
  • AVI (.avi)
  • MP4 (.mp4)
  • MKV (.mkv)
  • OGG (.ogg)
  • Windows Media Video (.wmv)

De nos jours, si tu souhaites qu’un fichier vidéo puisse être lu sur tous les ordinateurs ou téléphones, il recommandé de privilégier le format MP4.

Il existe de nombreux convertisseurs de fichiers vidéo à MP4 en ligne. Par eux:

  • https://cloudconvert.com/mp4-converter
  • https://video.online-convert.com/fr/convertir-en-mp4
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